Persiapan Yang Pelu Dilakukan Saat Meeting Online – Di jaman yang serba digital ini hampir semua pekerjaan dilakukan secara online tidak terkecuali kegiatan meeting, Namun tidak semua situasi dapat dilakukan meeting secara online, untuk itu perlu diketahui kapan waktu yang tepat untuk dapat memanfaatkan teknologi meeting online ini. Selain itu agar metting online berjalan sesuai rencana diperlukan perangkat video conference sebagai alat pendukung.
Kesalahan yang sering terjadi ketika melakukan meeting online adalah menganggap bahhwa tidak ada perbedaan antara meeting online dengan meeting konvensional, padahal hal itu tidak benar, pada saat melakukan meeting online terkadang respon dari peserta akan berbeda dari pada meeting secara konvensional.
Tips Dalam Melakukan Meeting Online
Dalam melakukan meeting online diperlukan beberapa persiapan agar meeting online dpat berjalan dengan lancar, berikut beberapa tips persiapan dalam melakukan meeting online:
Memastikan Materi yang Akan Didiskusikan Sudah Siap Sepenuhnya
Selum berjalannya meeting online anda harus menentukan materi apa yang akan diskusikan dengan peserta, Buatlah materi yang jangan bertele-tele degan tampilan yang menarik. jauh hari sebelum meeting online dilakukan buatlah invitasi agenda meeting terlebih dahulu, dengan memanfaatkan google aps anda bisa membuat agenda secara otomatis yang terintegrasi dengan google hangout.
Cek Alat dan Perangkat Keperluan Meeting
30 menit sebelum meeting di mulai lakukan ceklist pemeriksaan alat terlebih dahulu, berikut daftar alat yang bisa anda cek:
– Konteksi Internet
– Audio, bisa berupa mikrofon, speaker atau telepon
– webcam
– monitor
Jaga Fokus Anda dan Peserta
Biasanya pada slide ke 3 presentasi peserta akan mulai merasa bosan dan mudah terdistraksi dengan hal yang di luar meeting, oleh karena itu diperlukan penyegaran dan mengembalikan fokusnya dengan cara melempar beberpa pertanyaan dan menjelaskan secara berkala.
Pahami Etika
Berikut beberapa etika ketika meeting online
-jangan memotong Pembicaraan
-jangan berteriak
-jangan mengerjakan hal lain
-jangan diskusi dengan peserta lain yang tidak ada hubungannya dengan materi meeting
Cairkan Situasi Agar Lebih Nyaman
Saat melakukan online meeting biasanya anda akan merasa canggung, untuk mencairkan suasana anda bisa memulai percakapan ringan dan santai pada peserta anda juga bisa membuat sebuah poling dengan mengirimkan jawaban via chat.
Demikianlah sedikit tips agar meeting online yang anda dan team lakukan dapat berjalan dengan lancar.
Baca Juga:
- Perangkat Pendukung Video Conference Jika Menggunakan PC
- Cara Menggunakan Google Meet di Ponsel dan PC
- Etika Ketika Melakukan Meeting Online di Rumah
- Cara Melakukan Presentasi yang Baik dan Menarik
- Persiapan Yang Pelu Dilakukan Saat Meeting Online
- Cara Menjalankan Meeting Online Agar Efektif dan Sukses
- Membuat Undangan Meeting Pada Office 365 Dengan Mudah